Travailler chez les Entreprises Lachance, c’est plus qu’un simple emploi... C’est faire partie d’une équipe compétente et dynamique soucieuse d’offrir des produits et services de qualité dans le secteur du développement résidentiel.

Notre entreprise familiale favorise un environnement de travail agréable où vous pourrez vous épanouir dans un climat respectueux.

Vous aurez la chance de pouvoir évoluer avec des collaborateurs dévoués et engagés envers l’entreprise et ses clients.

Adjointe administrative

Résumé du poste :

Sous la supervision de la directrice des finances, l’adjoint(e) administrative assure la gestion documentaire, administrative et comptable des dossiers de ventes et de construction. Il/elle veille à la conformité des documents, au respect des échéanciers légaux et financiers, ainsi qu’au suivi rigoureux des transactions. 

1. Gestion administrative – Ventes et construction (nouvelle vente et maison modèle)

• Ouvrir les dossiers des maisons vendues dans Acomba et Acomba Construction
• Joindre la soumission et le contrat dans Keybook et préparer le dossier physique identifié
• Transmettre la formule de rachat de bail, lorsque requise
• Effectuer les modifications d’adresses dans Acomba Construction dès leur réception
• Préparer les dossiers pour le suivi des documents requis à la vente
• Transmettre les informations nécessaires aux évaluateurs
• Assurer la réception des acceptations bancaires
• Effectuer les fermetures de chantiers à la CNESST dans les délais requis
• Demander les garanties des maisons neuves auprès de la GCR
• Numériser les documents de parachèvement, les transmettre à la GCR et aux institutions financières au besoin, et les joindre dans Keybook
• Demander les certificats de localisation, en assurer la vérification et effectuer les suivis (revêtement complété – environ 6 semaines avant livraison)
• Préparer les formulaires de crédits TPS et TVQ
• Préparer les mandats et autorisations pour les notaires et transmettre les dossiers complets avec instructions
• Demander la fermeture des comptes auprès d’Hydro Sherbrooke et Hydro-Québec et effectuer les ajustements requis
• Vérifier les contrats, confirmer les autorisations et valider la réception des mises de fonds
• Assurer le suivi des dépôts effectués par les notaires

• Régler les situations problématiques entre clients, banques et notaires en collaboration avec la direction

   

2. Suivi après construction

• Demander les certificats de localisation, en assurer la vérification et effectuer les suivis (revêtement complété – environ 6 semaines avant livraison)
• Préparer les formulaires de crédits TPS et TVQ
• Préparer les mandats et autorisations pour les notaires et transmettre les dossiers complets avec instructions
• Demander la fermeture des comptes auprès d’Hydro Sherbrooke et Hydro-Québec et effectuer les ajustements requis
• Vérifier les contrats, confirmer les autorisations et valider la réception des mises de fonds
• Assurer le suivi des dépôts effectués par les notaires

• Régler les situations problématiques entre clients, banques et notaires en collaboration avec la direction

   

3. Gestion documentaire et administrative

• Transmettre les ventes et achats de terrains aux notaires et préparer les mandats correspondants
• Vérifier et approuver les factures des notaires
• Effectuer le classement et l’archivage des documents
• À la réception de l’acte notarié, transmettre le dossier complet à la direction et effectuer le classement final
• Maintenir l’ordre des dossiers actifs et des archives
• Assurer la mise à jour des assurances des maisons (ajout à la fin des travaux et retrait lors de la vente)
• Inscrire les commissions bancaires en collaboration avec le service concerné
• Effectuer le remplacement à la réception au besoin
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur
• Imprimer et classer les factures fournisseurs reçues par courriel
• Comptabiliser les factures liées aux projets de construction
• Effectuer les corrections de factures et les enregistrements de paiements à zéro lorsque requis
• Assurer le suivi des crédits à recevoir
• Saisir les factures de la GCR
• Vérifier l’exactitude des factures avant traitement
• Classer hebdomadairement les factures fournisseurs et ouvrir les nouveaux dossiers
• Gérer l’archivage annuel des dossiers fournisseurs (conservation conforme aux exigences légales)
• Effectuer des recherches et reclassements de documents aux archives
• Participer aux conciliations de comptes fournisseurs au besoin

• Apporter un soutien à la préparation de documents pour la vérification comptable annuelle

   

4. Volet comptabilité

• Imprimer et classer les factures fournisseurs reçues par courriel
• Comptabiliser les factures liées aux projets de construction
• Effectuer les corrections de factures et les enregistrements de paiements à zéro lorsque requis
• Assurer le suivi des crédits à recevoir
• Saisir les factures de la GCR
• Vérifier l’exactitude des factures avant traitement
• Classer hebdomadairement les factures fournisseurs et ouvrir les nouveaux dossiers
• Gérer l’archivage annuel des dossiers fournisseurs (conservation conforme aux exigences légales)
• Effectuer des recherches et reclassements de documents aux archives
• Participer aux conciliations de comptes fournisseurs au besoin

• Apporter un soutien à la préparation de documents pour la vérification comptable annuelle

   

5. Autres responsabilités

• Effectuer toute autre tâche demandée par son supérieur

   

Horaire :  Lundi au vendredi - 35h par semaine

Salaire :  Entre 23$ et 27$ l’heure selon expérience et formation